Beschaffung in KMU: von der Vorbereitung bis zur Vergabe

Die meisten teuren Fehlentscheide in der Beschaffung entstehen nicht beim Verhandeln, sondern lange davor: bei unklaren Anforderungen, beim Bauchgefühl statt Kriterien, beim Vergleich von Angeboten, die gar nicht vergleichbar sind. Gute Beschaffung ist deshalb kein Verhandlungstalent, sondern Methode. Und Methode kann man lernen.

Dieser Leitfaden bündelt die wichtigsten Prinzipien entlang der vier Phasen einer Ausschreibung – von der Vorbereitung über die Angebotsphase und die Vergabe bis zu dem, was danach kommt. Er richtet sich an KMU und Unternehmen, die Beschaffung oft „nebenbei“ erledigen und trotzdem faire, vergleichbare und begründbare Entscheide treffen wollen.

Phase 1: Vorbereitung – hier wird die Qualität entschieden

Die Offerten sind immer nur so gut wie die Ausschreibung. Wer vorne unsauber arbeitet, bezahlt es hinten doppelt – mit Rückfragen, unvergleichbaren Angeboten und faulen Kompromissen.

Bedarf beschreiben, nicht das Produkt vorgeben

„Wir brauchen Gerät X von Hersteller Y“ ist eine Bestellung, keine Ausschreibung. Beschreiben Sie das Problem und das Ziel – was muss die Lösung leisten? – statt die Lösung vorzugeben. So können Anbieter Alternativen einbringen, auf die Sie allein nie gekommen wären. Eine Lösungsvorgabe ist nur dort sinnvoll, wo es echte Gründe gibt (etwa Kompatibilität mit Bestehendem).

Budget, Umfang und Entscheider vorab klären

Nichts beschädigt die Glaubwürdigkeit so sehr wie: Ausschreibung raus, Offerten da – und dann die Frage „Haben wir dafür überhaupt Budget?“. Klären Sie vor dem Versand drei Dinge intern: den Budgetrahmen, wer am Ende entscheidet, und ob der Umfang abgesegnet ist. Sonst haben Anbieter umsonst gerechnet.

Den Anbieterkreis bewusst wählen

„Immer dieselben drei“ ist kein Wettbewerb – 15 Einladungen aber auch nicht. Wählen Sie bewusst eine Mischung aus bewährten und neuen Anbietern, typischerweise vier bis sechs passende statt vieler zufälliger. Ein erkennbarer Massenversand senkt die Qualität der Angebote, die zurückkommen.

Verständlich formulieren

Fachjargon, interne Abkürzungen und „wie bisher“ verstehen nur Insider. Unklare Texte erzeugen Rückfragen, Annahmen und am Ende unvergleichbare Offerten. Der einfache Test: Würde ein neuer Anbieter ohne Vorwissen dasselbe verstehen wie Sie?

Muss- und Kann-Anforderungen trennen

Wenn alles „Muss“ ist, ist nichts mehr wichtig. Überladene Muss-Listen schliessen gute Anbieter aus oder werden ignoriert. Trennen Sie sauber: Muss = Ausschlusskriterium (Ja/Nein), Kann = gewichteter Pluspunkt.

Leistung in Positionen gliedern und Gesamtkosten abfragen

Ein Pauschalpreis „alles inklusive“ macht Offerten unvergleichbar. Aufgeteilte Positionen zeigen, wo Preisunterschiede wirklich entstehen. Und: Der günstigste Kauf ist oft nur beim Kauf günstig. Fragen Sie Folgekosten – Wartung, Verbrauch, Lizenzen, Schulung, Ausstieg – schon in der Ausschreibung ab, sonst vergleichen Sie nur Eisberg-Spitzen.

Eine realistische Offertfrist setzen

Die Frist ist kein Verwaltungsdetail, sondern ein Qualitätshebel. Zu knapp bemessen, bekommen Sie Copy-Paste-Offerten – oder die guten Anbieter sagen ab. Rechnen Sie rückwärts (Entscheid ← Vergleich ← Rückfragen ← Ausarbeitung) und machen Sie die Frist für alle gleich, sichtbar und verbindlich.

Bewertungskriterien VOR dem Versand festlegen

Kriterien erst nach dem Öffnen der Offerten zu definieren ist keine Bewertung, sondern eine Rechtfertigung – mit allen Anker- und Sympathie-Effekten. Legen Sie die Kriterien und ihre Gewichtung vorab fest. Wie das praktisch geht, zeigt unsere Anleitung zur Bewertungsmatrix.

Phase 2: Angebotsphase – gleiche Bedingungen für alle

Alle bekommen dieselben Informationen

Rückfragen einzeln und unter der Hand zu beantworten, erzeugt Informationsvorsprünge und verzerrt den Wettbewerb. Sammeln Sie Fragen und teilen Sie Antworten mit allen eingeladenen Anbietern. Das ist nicht nur fair, es macht die Angebote auch vergleichbar.

Die Anbietersicht ernst nehmen

Wie fühlt sich Ihre Ausschreibung für den Offertsteller an? Klare Struktur, gleiche Infos für alle und eine verständliche Fragestellung bringen bessere Angebote zurück. Wer sauber fragt, bekommt gute Antworten – die Qualität der Offerten hängt direkt an der Qualität der Fragen.

Phase 3: Bewertung & Vergabe – nachvollziehbar entscheiden

Eignung vor Preis

Erst die Frage „Kann der Anbieter das überhaupt?“ (Referenzen, Kapazität, Know-how als Mindestanforderung), dann „Wer ist der Beste?“. Vermischen Sie Eignung und Zuschlagskriterien nicht – sonst gleicht ein tiefer Preis fehlende Eignung rechnerisch aus.

Günstigstes ist nicht gleich wirtschaftlichstes

Der tiefste Preis ist nicht automatisch die beste Entscheidung. Behandeln Sie den Preis als eines von mehreren gewichteten Kriterien neben Qualität, Service, Erfahrung und Risiko. Welche Kriterien über den Zuschlag entscheiden, lesen Sie im Beitrag Offerten vergleichen: 7 Kriterien, und das passende Werkzeug ist der strukturierte Offertenvergleich.

Weiche Kriterien messbar machen

„Wir achten auf Nachhaltigkeit“ ist kein Kriterium, solange es nicht gefragt und gewichtet wird. Übersetzen Sie weiche Werte in konkrete, vergleichbare Fragen – sonst spielen sie im Entscheid faktisch keine Rolle.

Das Fachwissen ins Team holen

Beschaffung ist Teamsport. Das entscheidende Fachwissen steckt bei IT, Technik oder Finanzen. Eine gemeinsame Arbeitsfläche – statt Mail-Ping-Pong – bringt dieses Wissen in die Bewertung ein, ohne dass eine Person alles allein beurteilen muss.

Bestandsanbieter fair, aber gleich behandeln

„Wir arbeiten seit 12 Jahren mit denen“ ist kein Preis-Argument. Der bisherige Anbieter soll mitbieten – aber unter denselben Bedingungen wie alle anderen. Gewohnheit ersetzt keinen Vergleich.

Nur eine Offerte? Abbruch ist eine Option

Ist nur ein Angebot eingegangen, haben Sie keinen Vergleich, sondern einen Preis. Und wenn keine Offerte passt, ist „trotzdem vergeben“ oft der teuerste Ausweg. Eine sauber dokumentierte Ausschreibung macht eine Neuausschreibung billig – kein Gesichtsverlust, sondern ein legitimer Schritt.

Den Entscheid in drei Sätzen begründen können

Grössere Anschaffungen sind faktisch Management-Entscheide. Am Ende sollten Sie „Warum dieser Anbieter?“ in drei Schritten belegen können: verlangt – verglichen – vergeben. Das ist die Grundlage, um den Entscheid gegenüber Geschäftsleitung, Verwaltungsrat, Revision und auch den unterlegenen Anbietern zu vertreten.

Phase 4: Nach der Vergabe – der Teil, den viele vergessen

Fair absagen

Die Absage ist Ihre Visitenkarte für die nächste Ausschreibung. Schweigen oder eine Floskel hinterlässt verbrannte Erde; eine kurze, ehrliche Begründung entlang der vorab kommunizierten Kriterien sorgt dafür, dass Sie beim nächsten Mal wieder gute Offerten bekommen.

Die Ausschreibung als Vertragsgrundlage nutzen

Wer sauber ausschreibt, verhandelt später nicht über das, was „eigentlich gemeint war“. Die Ausschreibung und die gewählte Offerte sind die Betriebsanleitung für die Zusammenarbeit – halten Sie beides fest.

Kurz zurückblicken (Lessons learned)

Ein 15-Minuten-Rückblick nach der Vergabe zahlt sich aus: Was hat Rückfragen ausgelöst? Welches Kriterium hat wirklich entschieden? Hat die Frist gereicht? Gelernt wird nur, was festgehalten wird – die Ausschreibung von heute ist das Briefing für die nächste.

Wiederkehrende Beschaffungen nicht neu erfinden

Reinigung, Wartung, IT-Support, Druck – dieselbe Beschaffung kommt alle paar Jahre wieder, und das Wissen steckt in Köpfen und alten Mails. Eine saubere Ausschreibung ist der Ausgangspunkt fürs nächste Mal und erlaubt sogar den Vergleich über die Jahre.

Das Mindset dahinter

Vieles davon klingt nach Mehraufwand. Tatsächlich ist Struktur die Abkürzung: Die Zeit, die in der Beschaffung real verloren geht, steckt nicht im Entscheiden, sondern im Zusammensuchen, Formatieren und Nachfragen. Vorbereitungszeit zahlt sich beim Vergleichen doppelt zurück.

Sie müssen dafür nicht das ganze Beschaffungswesen umstellen. Nehmen Sie die nächste Beschaffung und ziehen Sie sie einmal strukturiert durch. Genau dafür ist EasyTender gebaut: ausschreiben, Anbieter einladen, Offerten vergleichen und den Entscheid dokumentieren – in einem Ablauf statt in Excel und E-Mail. Mehr dazu unter Beschaffungsplattform Schweiz und Ausschreibung erstellen.

Häufige Fragen

Lohnt sich ein strukturierter Beschaffungsprozess auch für kleine KMU ohne Einkaufsabteilung?

Gerade dann. In kleinen Unternehmen ist Beschaffung meist ein Nebenjob von Geschäftsleitung, Technik oder Finanzen. Eine klare Struktur ersetzt die fehlende Einkaufsabteilung – sie kostet etwas Vorbereitung, spart aber beim Vergleichen und Begründen ein Vielfaches und macht Entscheide belegbar.

Muss ich gleich das ganze Beschaffungswesen umstellen?

Nein. Der beste Einstieg ist, EINE anstehende Beschaffung sauber durchzuziehen, statt alles auf einmal zu ändern. An einem konkreten Fall sieht man schnell, wo Struktur den grössten Unterschied macht.

Wie viele Anbieter sollte ich einladen?

Für die meisten KMU-Beschaffungen sind drei bis fünf passende Anbieter ein guter Richtwert – eine bewusste Mischung aus bewährten und neuen Anbietern. Zu wenige bedeuten keinen echten Wettbewerb, zu viele erzeugen Aufwand und wirken wie ein Massenversand.