Bewertungsmatrix erstellen – Schritt für Schritt
Wie Sie Offerten objektiv vergleichen: Kriterien definieren, sinnvoll gewichten und Punkte vergeben – mit einer kostenlosen Vorlage zum Start.
Mehrere Offerten einzuholen ist schnell gemacht. Die eigentliche Arbeit beginnt beim Vergleich: Welches Angebot ist wirklich das beste – und wie begründe ich den Entscheid nachvollziehbar? Genau dafür gibt es die Bewertungsmatrix. Sie macht aus dem Bauchgefühl eine saubere, dokumentierte Entscheidung.
Was ist eine Bewertungsmatrix?
Eine Bewertungsmatrix ist eine einfache Tabelle: In den Zeilen stehen die Kriterien (z. B. Preis, Qualität, Service), in den Spalten die Angebote. Jedes Kriterium bekommt eine Gewichtung, jedes Angebot pro Kriterium eine Punktzahl. Multipliziert und summiert ergibt das eine Gesamtpunktzahl – und damit eine klare Rangliste.
Der Vorteil: Nicht automatisch der tiefste Preis gewinnt, sondern das beste Gesamtpaket. Und weil die Regeln vorab feststehen, ist der Entscheid auch gegenüber Vorgesetzten oder im Team begründbar.
In 6 Schritten zur Bewertungsmatrix
1. Kriterien festlegen
Überlegen Sie zuerst, worauf es bei dieser Beschaffung wirklich ankommt. Typische Kriterien sind Preis, Qualität der Leistung, Erfahrung und Referenzen, Reaktions- bzw. Lieferzeit, Service-Level, Standort und Nachhaltigkeit. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche: vier bis sieben Kriterien reichen in fast allen Fällen.
2. Kriterien gewichten
Nicht jedes Kriterium ist gleich wichtig. Verteilen Sie Prozentpunkte, die zusammen 100 % ergeben – zum Beispiel Preis 40 %, Qualität 40 %, Service 20 %. Für austauschbare Standardleistungen darf der Preis dominieren; bei beratungsintensiven oder kritischen Leistungen sollte Qualität stärker zählen.
3. Bewertungsskala wählen
Ob 1–5 Punkte, 1–10 oder Schulnoten: Entscheidend ist, dass alle Angebote nach derselben Skala bewertet werden. Definieren Sie kurz, was die Extremwerte bedeuten (z. B. 1 = erfüllt die Anforderung knapp, 5 = übertrifft sie deutlich).
4. Offerten strukturiert erfassen
Vergleichen lässt sich nur, was gleich aufgebaut ist. Lassen Sie alle Anbieter dieselben Felder ausfüllen – Preise, Optionen, qualitative Angaben. So vergleichen Sie nicht „Äpfel mit Birnen“. Mehr dazu im Beitrag Offerten online vergleichen.
5. Punkte vergeben und gewichten
Vergeben Sie pro Angebot und Kriterium eine Punktzahl und multiplizieren Sie sie mit der Gewichtung. Die gewichteten Punkte pro Angebot ergeben zusammen die Gesamtpunktzahl. Diese Rechnerei nimmt Ihnen eine Software ab und schliesst Fehler aus.
6. Rangliste und Entscheid dokumentieren
Am Ende steht eine Rangliste. Halten Sie den Entscheid mit kurzen Notizen fest – warum ein Angebot vorne liegt, wo es Vorbehalte gibt. Diese Dokumentation ist Gold wert, sobald ein Projekt grösser wird oder jemand den Entscheid hinterfragt. Siehe auch Vergabeprozess in der Schweiz.
Beispiel: drei Offerten im Vergleich
Gewichtung: Preis 40 %, Qualität 40 %, Service 20 %. Skala 1–5.
| Kriterium | Gewicht | Anbieter A | Anbieter B | Anbieter C |
|---|---|---|---|---|
| Preis | 40 % | 5 (2,0) | 3 (1,2) | 4 (1,6) |
| Qualität | 40 % | 3 (1,2) | 5 (2,0) | 4 (1,6) |
| Service | 20 % | 3 (0,6) | 4 (0,8) | 5 (1,0) |
| Total | 100 % | 3,8 | 4,0 | 4,2 |
Obwohl Anbieter A beim Preis vorne liegt, gewinnt Anbieter C – weil er über alle Kriterien hinweg am ausgewogensten ist. Genau das macht eine Bewertungsmatrix sichtbar.
Häufige Fehler
- Zu viele Kriterien: Ab acht Kriterien verwässert jedes einzelne Gewicht und die Matrix wird unübersichtlich.
- Gewichtung nachträglich anpassen: Wer nach dem Öffnen der Offerten „nachjustiert“, manipuliert das Ergebnis.
- Nur auf den Preis schauen: Der tiefste Preis ignoriert Folgekosten, Qualität und Risiko.
- Keine Dokumentation: Ohne festgehaltene Begründung ist der Entscheid später nicht mehr nachvollziehbar.
Vorlage zum Start
Sie möchten sofort loslegen? Nutzen Sie unsere Bewertungsmatrix-Vorlage als Einstieg, oder sehen Sie sich weitere Vorlagen für Ausschreibungen an. In EasyTender ist die Matrix fest eingebaut: Gewichtung, Punktevergabe und Rangliste rechnet die Plattform automatisch.
Häufige Fragen
Wie viele Kriterien sollte eine Bewertungsmatrix haben?
In der Praxis haben sich 4 bis 7 Kriterien bewährt. Weniger als vier bildet die Entscheidung oft zu grob ab, mehr als sieben macht die Gewichtung unübersichtlich und einzelne Kriterien verlieren an Gewicht.
Wie gewichte ich Preis gegenüber Qualität?
Es gibt keine allgemeingültige Zahl. Für standardisierbare Leistungen (z. B. Verbrauchsmaterial) ist ein hoher Preisanteil (60–70 %) sinnvoll, für beratungsintensive oder kritische Leistungen überwiegt Qualität. Wichtig ist nur, dass die Gewichte vor dem Öffnen der Offerten feststehen.
Muss die Gewichtung zusammen 100 % ergeben?
Ja. Nur dann ist die Gesamtpunktzahl zwischen den Angeboten vergleichbar. EasyTender stellt automatisch sicher, dass die Summe der Gewichte 100 % ergibt.