Guide Ausschreibung erstellen für KMU in der Schweiz

Ausschreibung erstellen – so gehen Schweizer KMU vor.

Eine gute Ausschreibung entscheidet darüber, ob Sie passende Offerten erhalten oder wochenlang nachbessern müssen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Schritt für Schritt eine professionelle Ausschreibung erstellen – von der Idee bis zur Vergabe.

Fokus: Praxis für Schweizer KMU
Ausschreibung strukturiert statt Word-PDF
Direkte Umsetzung in EasyTender möglich
Geeignet für Bau, IT, Dienstleistungen In wenigen Minuten im Browser startklar
Leitfaden

Was macht eine gute Ausschreibung aus?

„Einfach mal eine Ausschreibung erstellen“ endet oft im Chaos: unklare Beschreibungen, unterschiedliche Angebote, Missverständnisse bei Leistung und Preis. Eine gute Ausschreibung beantwortet vier Kernfragen: Was wird benötigt, bis wann, zu welchen Rahmenbedingungen und nach welchen Kriterien wird entschieden.

Klarer Projektrahmen

Beschreiben Sie kurz und verständlich, worum es geht: Projektziel, Ausgangslage, Umfang und Besonderheiten. Je klarer der Rahmen, desto besser können Dienstleister einschätzen, ob sie ein Angebot abgeben wollen – und zu welchen Konditionen.

Saubere Anforderungen

Trennen Sie zwischen Muss-Kriterien (KO-Kriterien), funktionalen Anforderungen (was die Lösung können muss) und qualitativen Aspekten (Service, Support, Erfahrung). In EasyTender können Sie diese Anforderungen direkt als Felder abbilden.

Transparente Bewertung

Definieren Sie vorab, wie Sie Angebote bewerten – z. B. 40 % Preis, 40 % Qualität, 20 % Service. Die Bewertungsmatrix in EasyTender hilft, diese Gewichtung konsistent anzuwenden und Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren.

Schritt-für-Schritt

Ausschreibung erstellen – die 7 wichtigsten Schritte

Ob Büro-Umbau, IT-Projekt oder Servicevertrag: Mit diesen Schritten erstellen Sie eine professionelle Ausschreibung, die zu vergleichbaren Offerten führt.

Schritte 1–4: Basis & Struktur

1
Ziel & Projekt beschreiben Kurze Projektbeschreibung, Hintergründe, Ziele – maximal ein bis zwei Absätze.
2
Budgetrahmen definieren Grobe Budgetspanne oder Obergrenze kommunizieren hilft, unrealistische Offerten zu vermeiden.
3
Termine & Deadlines festlegen Bis wann müssen Offerten vorliegen? Wann soll die Leistung erbracht werden?
4
Anforderungen strukturieren Pflichtfelder, KO-Kriterien und optionale Angaben definieren – in EasyTender direkt als Felder abbildbar.

Schritte 5–7: Einladungen & Vergabe

5
Dienstleister auswählen & einladen Bestehende Partner, neue Anbieter, Empfehlungen – alle erhalten den gleichen Informationsstand.
6
Offerten vergleichen Preise, Leistungen und qualitative Kriterien nebeneinanderstellen – z. B. direkt im EasyTender-Dashboard.
7
Vergabe dokumentieren Entscheid festhalten, Begründung notieren und das Ergebnis intern teilen – für maximale Transparenz.
Tipps

Praktische Tipps, wenn Sie Ihre erste Ausschreibung erstellen

Viele Schweizer KMU erstellen nur gelegentlich Ausschreibungen. Mit ein paar einfachen Prinzipien vermeiden Sie typische Fehler und sparen viel Zeit.

Lieber konkret als „Marketing-Sprache“

Schreiben Sie klar, was Sie brauchen – nicht, wie schön das Resultat sein soll. Statt „moderne IT-Lösung“ besser: „Cloud-basierte Lösung mit Benutzerverwaltung, Rollen, Schnittstelle zu XYZ“.

Standardisieren Sie Ihre Ausschreibungen

Nutzen Sie einmal erstellte Ausschreibungen als Vorlage. In EasyTender können Sie Anforderungen, Bewertungsmatrix und Offertenfelder für wiederkehrende Projekte speichern.

Fragen zentral bündeln

Statt individuelle E-Mails zu beantworten, definieren Sie einen Zeitraum für Rückfragen und beantworten Sie diese gesammelt. So erhalten alle Dienstleister die gleichen Informationen.

FAQ

Häufige Fragen zum Thema „Ausschreibung erstellen“

Antworten auf typische Fragen, die beim ersten Erstellen einer Ausschreibung auftauchen.

Brauche ich zwingend eine Vorlage, um eine Ausschreibung zu erstellen?
-
Eine Vorlage hilft, nichts Wichtiges zu vergessen und Ausschreibungen einheitlich aufzusetzen. EasyTender stellt Ihnen eine Art „interaktive Vorlage“ als Baukasten-Designer zur Verfügung – inklusive Anforderungen, Bewertung und Offertenfeldern.
Wie detailliert sollte eine Ausschreibung sein?
+
Zu wenig Details führen zu Rückfragen, zu viele Details überfordern. Ziel ist, dass ein externer Dienstleister das Projekt versteht und eine realistische Offerte erstellen kann – ohne dass Sie jede Kleinigkeit bereits final entschieden haben müssen.
Kann ich eine Ausschreibung zuerst mit wenigen Dienstleistern testen?
+
Ja. Viele Unternehmen starten mit 3–5 vertrauten Dienstleistern und öffnen Ausschreibungen später für weitere Anbieter. EasyTender unterstützt beide Varianten – gezielte Einladungen oder breitere Verteilung.
Was, wenn sich der Projektumfang nach der Ausschreibung ändert?
+
Wichtig ist, Änderungen transparent zu kommunizieren und – falls nötig – aktualisierte Offerten einzuholen. Digitale Ausschreibungen machen diesen Prozess deutlich einfacher, weil alle Beteiligten auf denselben Informationsstand zugreifen.
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Ausschreibung erstellen – direkt im Browser mit EasyTender

Statt lange Word-Dokumente zu basteln, erstellen Sie Ihre nächste Ausschreibung direkt im EasyTender-Designer. Anforderungen, Bewertung und Offertenfelder sind strukturiert aufgebaut und können für zukünftige Projekte wiederverwendet werden.

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