Vergabeplattform Vergabeprozess digital & nachvollziehbar abwickeln

Vergabeprozess Schweiz – digital, strukturiert & transparent.

Ein strukturierter Vergabeprozess ist kein Luxus, sondern gute Praxis – ob für öffentliche Auftraggeber oder private KMU. EasyTender begleitet Sie durch alle Phasen: von der Ausschreibung über den Offertenvergleich bis zur dokumentierten Vergabeentscheidung.

Für private & öffentliche Auftraggeber

Alle Phasen digital abgedeckt

Lückenlose Dokumentation

Schweizer KMU-fokussiert

Vergabeprozess starten Die 5 Phasen ansehen

Grundlagen

Was gehört zum Vergabeprozess?

Der Begriff Vergabeprozess beschreibt den gesamten Ablauf von der Bedarfsermittlung bis zur Auftragserteilung. In der Schweiz ist er für öffentliche Auftraggeber gesetzlich geregelt (IVöB / BöB), für private Unternehmen hingegen freiwillig – aber dennoch empfehlenswert.

Transparenz schaffen

Ein klar definierter Vergabeprozess schafft Transparenz gegenüber allen Beteiligten: Lieferanten wissen, nach welchen Kriterien bewertet wird. Interne Stakeholder können die Entscheidung nachvollziehen. Und das Unternehmen schützt sich vor Interessenkonflikten.

Wettbewerb nutzen

Wer mehrere Anbieter einlädt und strukturiert vergleicht, nutzt den Markt zu seinen Gunsten. Studien zeigen, dass ein strukturierter Vergabeprozess im Schnitt zu besseren Preisen und höherer Qualität führt als eine direkte Auftragsvergabe ohne Vergleich.

Risiken minimieren

Ohne Vergabeprozess entstehen Risiken: Schlechte Konditionen, fehlende Dokumentation oder Abhängigkeiten von einzelnen Lieferanten. Ein strukturierter Prozess reduziert diese Risiken und schützt das Unternehmen auch bei allfälligen Revisionen.

Ablauf

Die 5 Phasen des Vergabeprozesses

Ein vollständiger Vergabeprozess lässt sich in fünf Phasen unterteilen. EasyTender unterstützt Sie dabei, alle Phasen digital und nachvollziehbar abzuwickeln.

Bedarfsermittlung & Planung Was genau brauchen Sie? Welchen Umfang hat das Projekt? Wann soll die Leistung erbracht werden? Eine klare Bedarfsermittlung ist die Grundlage für eine erfolgreiche Ausschreibung.

Ausschreibung erstellen Die Ausschreibung beschreibt den Auftrag vollständig: Leistungsumfang, Anforderungen, Lieferfristen, gewünschte Unterlagen und Bewertungskriterien. In EasyTender führt ein Assistent durch alle relevanten Punkte.

Anbieter einladen & Offerten einholen Geeignete Dienstleister werden zur Angebotsabgabe eingeladen. Sie erhalten einen direkten Link zur Ausschreibung und können ihre Offerte strukturiert online einreichen.

Angebote bewerten Alle eingegangenen Offerten werden anhand der vordefinierten Kriterien und Gewichtungen bewertet. EasyTender berechnet die gewichteten Gesamtpunkte und erstellt eine transparente Rangliste der Anbieter.

Vergabeentscheid & Dokumentation Der Vergabeentscheid wird in EasyTender festgehalten – mit Begründung, Rangliste und Notizen zu den einzelnen Offerten. So ist der Prozess jederzeit revisionssicher dokumentiert.

Praxistipps

Häufige Fehler im Vergabeprozess vermeiden

Viele KMU scheitern nicht an mangelndem Willen, sondern an fehlenden Strukturen. Diese typischen Fehler lassen sich mit einem digitalen Vergabeprozess gezielt vermeiden.

Unvollständige Ausschreibungsunterlagen

Wenn die Ausschreibung unklar ist, kommen unvergleichbare Offerten zurück. EasyTender führt durch alle relevanten Angaben und stellt sicher, dass Anbieter dieselben Fragen beantworten.

Bewertungskriterien nachträglich ändern

Kriterien dürfen nicht nach dem Eingang der Offerten angepasst werden. In EasyTender werden die Bewertungskriterien zu Beginn festgelegt und sind für alle Beteiligten sichtbar – das schützt vor Manipulation und Fehler.

Fehlende Dokumentation des Entscheids

Ein Vergabeentscheid ohne Dokumentation ist eine Schwachstelle. EasyTender hält automatisch fest, wer wann welche Punkte vergeben hat – und warum der Zuschlag an einen bestimmten Anbieter ging.

FAQ

Häufige Fragen zum Vergabeprozess in der Schweiz

Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um den Vergabeprozess für Schweizer Unternehmen und KMU.

Was ist ein Vergabeprozess?

Ein Vergabeprozess beschreibt den geordneten Ablauf, mit dem ein Auftraggeber einen Auftrag an einen Auftragnehmer vergibt. Er umfasst typischerweise die Phasen Bedarfsermittlung, Ausschreibung, Einholung von Angeboten, Bewertung und schliesslich die Vergabeentscheidung. Ein strukturierter Vergabeprozess stellt sicher, dass die Entscheidung nachvollziehbar, fair und wirtschaftlich ist.

Gilt der Vergabeprozess auch für private Unternehmen?

Für private Unternehmen gibt es in der Schweiz keine gesetzliche Pflicht zur Durchführung eines formellen Vergabeprozesses. Dennoch ist ein strukturierter Prozess empfehlenswert: Er reduziert Risiken, verbessert die Verhandlungsposition und schafft interne Transparenz. Für öffentliche Auftraggeber (Bund, Kantone, Gemeinden) sind die Regeln des IVöB und BöB massgebend.

Wie dokumentiert man einen Vergabeprozess korrekt?

Eine korrekte Dokumentation umfasst: die Ausschreibungsunterlagen, die eingegangenen Offerten, die angewendeten Bewertungskriterien und -gewichtungen, die vergebenen Punkte pro Anbieter und Kriterium sowie den begründeten Vergabeentscheid. In EasyTender wird all dies automatisch protokolliert und ist jederzeit abrufbar.

Wie lange dauert ein typischer Vergabeprozess?

Die Dauer hängt stark vom Projektumfang ab. Kleine Beschaffungen (z.B. Servicevertrag, Einzelauftrag) können in einer bis zwei Wochen abgewickelt werden. Grössere Projekte mit mehreren Anbieterrunden dauern oft vier bis acht Wochen. Mit EasyTender lässt sich der administrative Aufwand erheblich reduzieren, da Ausschreibung, Kommunikation und Bewertung zentral an einem Ort stattfinden.

Vergabeprozess digital starten – mit EasyTender

Erstellen Sie Ihre nächste Ausschreibung in wenigen Minuten, laden Sie Anbieter ein und führen Sie einen vollständig dokumentierten Vergabeprozess durch – ohne Papierchaos und ohne Excel.

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