Offerten vergleichen – mit Struktur statt Excel-Chaos.
Excel und E-Mail sind der Standard-Weg, um Offerten einzuholen – und genau dort entstehen Fehler, Doppelarbeit und Diskussionen. Dieser Vergleich zeigt, wo Excel an Grenzen stösst und wie EasyTender denselben Prozess strukturiert, gewichtet und nachvollziehbar macht.
Warum Offertenvergleich mit Excel & E-Mail an Grenzen stösst
Excel ist ein grossartiges Werkzeug – aber es wurde nicht für den Offertenvergleich mit mehreren Anbietern gebaut. Diese Schwachstellen kennt jede Beschaffungsverantwortliche.
Angebote sind nicht vergleichbar
Jeder Anbieter liefert ein eigenes PDF-Layout. Positionen, Optionen und Annahmen unterscheiden sich – Sie vergleichen Äpfel mit Birnen und müssen alles manuell angleichen.
Fehler beim Abtippen
Zahlen aus PDFs in Excel zu übertragen ist Fleissarbeit – und jede Zelle ist eine potenzielle Fehlerquelle. Ein verrutschter Bezug verfälscht die ganze Auswertung.
Keine Nachvollziehbarkeit
Wer hat wann welche Zahl geändert? Excel-Dateien wandern per E-Mail hin und her, es entstehen Versionen wie „Vergleich_final_v3_neu". Bei Rückfragen fehlt die saubere Grundlage.
Gewichtung von Hand
Kriterien gewichten, Punkte multiplizieren, Summen bilden – jede Formel bauen Sie selbst und prüfen sie hoffentlich. Ein Tippfehler bleibt oft unbemerkt.
Kein sauberer Vergabeentscheid
Am Ende steht eine Tabelle, aber kein dokumentierter Entscheid. Gerade bei grösseren Projekten oder mehreren Stakeholdern fehlt die revisionssichere Ablage.
E-Mail als Sammelstelle
Offerten, Rückfragen und Nachträge liegen verstreut in Postfächern. Der Überblick geht verloren, Fristen werden übersehen.
EasyTender vs. Excel & E-Mail im Überblick
Beide Wege führen zu einem Entscheid – aber mit sehr unterschiedlichem Aufwand, Risiko und Ergebnis.
| Kriterium | Excel & E-Mail | EasyTender |
|---|---|---|
| Struktur der Offerten | Uneinheitlich, pro Anbieter anders | Einheitliches Online-Formular für alle |
| Dateneingabe | Sie tippen alles selbst ab | Dienstleister füllen selbst aus |
| Bewertung & Gewichtung | Manuelle Formeln, fehleranfällig | Automatische, gewichtete Matrix |
| Nachvollziehbarkeit | Versionschaos, keine Historie | Dokumentiert, revisionssicher |
| Zusammenarbeit im Team | Datei-Pingpong per E-Mail | Gemeinsamer Zugriff, Kommentare |
| Fristen & Übersicht | Verstreut im Postfach | Zentral, mit Erinnerungen |
| Vergabeentscheid | Tabelle ohne Protokoll | Rangliste + dokumentierter Entscheid |
Kurz: Excel bleibt ideal für spontane Notizen. Für einen fairen, nachvollziehbaren Offertenvergleich mit mehreren Anbietern spielt ein strukturiertes Tool seine Stärken aus.
In drei Schritten von Excel zu EasyTender
Kein Migrationsprojekt – Sie starten mit der nächsten Ausschreibung.
1 · Kriterien übernehmen
Die Kriterien und Gewichtungen aus Ihrer Excel-Vorlage bilden Sie einmalig in EasyTender ab – als wiederverwendbare Vorlage für künftige Projekte.
2 · Ausschreibung erstellen
Über den 6-Schritte-Wizard definieren Sie Projektdaten, Budget, Anforderungen und Offertenfelder. Dann laden Sie Ihre Dienstleister ein.
3 · Vergleichen & entscheiden
Die Offerten laufen strukturiert ein, die Matrix berechnet die Rangliste automatisch – und Ihr Entscheid ist sauber dokumentiert.
Häufige Fragen zu EasyTender vs. Excel
Antworten für alle, die den Wechsel von Excel & E-Mail überlegen.
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